Het Nederlandse UBO-register is op 27 september 2020 open gegaan. Ondernemingen en organisaties die al in het Handelsregister staan hebben nu tot 27 maart 2022 de tijd om een uiteindelijk belanghebbende (UBO) in te schrijven. Nieuwe inschrijvers moeten al direct een UBO opgeven. Hoe gaat de inschrijving in zijn werk?
In het UBO-register komen gegevens van de ‘ultimate beneficial owners’ van onder meer bv’s en stichtingen. Bij een bv geldt bijvoorbeeld dat een natuurlijk persoon die meer dan 25% van de aandelen houdt de UBO is (zie ook het artikel: Wanneer is iemand een UBO?) Meer over de werking van het UBO-register leest u in het verdiepingsartikel Het UBO-register in de praktijk.
Bestaande onderneming kan UBO online inschrijven
Zo’n 1,5 miljoen ondernemingen
en organisaties moeten een UBO gaan inschrijven. Onder meer eenmanszaken en
verenigingen van eigenaars vallen buiten de registratieplicht.
Het UBO-register is onderdeel van het Handelsregister van de Kamer van
Koophandel (KvK). Voor bestaande ondernemingen en organisaties geldt dat de KvK
hen een brief stuurt over de inschrijving. Zij kunnen de UBO online opgeven,
maar ook via een papieren formulier of via de notaris. De inschrijving van de
gegevens zelf is gratis.
Bestaande ondernemingen en organisaties hebben 18 maanden de tijd om de UBO op
te geven, dus tot 27 maart 2022. Nieuwe inschrijvers hebben niet zo lang de
tijd. Zij moeten direct bij inschrijving een UBO opgeven. Ook kunnen zij de
UBO-opgave niet online doen. Dit is namelijk onderdeel van de inschrijving in
het Handelsregister, en dat kan alleen persoonlijk.
Deel UBO-gegevens voor iedereen in te zien
De KvK heeft op de site een stappenplan gezet dat helpt bij de
voorbereiding. Bij ondernemingen waar 1 persoon 100% van de aandelen in handen
heeft zal de inschrijving redelijk eenvoudig verlopen. Maar bij bijvoorbeeld
meerdere aandeelhouders of als de zeggenschapsstructuur op spaghetti lijkt kan
het wel ingewikkelder zijn om te bepalen wie er in het register moet(en).
De UBO moet meerdere gegevens opgeven, zoals naam, geboortedatum en de omvang
van het belang. Plus documenten die de gegevens onderbouwen, zoals een
uittreksel uit het aandeelhoudersregister van een bv. Een deel van deze
gegevens is openbaar. Na het aanvragen van een toegangscode kan iedereen voor
€ 2,50 een uittreksel opvragen van het UBO-register. Die openheid leidde
al tot veel kritiek, bijvoorbeeld uit de hoek van familiebedrijven die
vrezen voor hun privacy. Een deel van de gegevens, zoals het adres en het
BSN-nummer, is overigens alleen in te zien door bevoegde instanties. Ook zijn
er een paar extra veiligheidskleppen ingebouwd om
aan de privacyzorgen tegemoet te komen.
(Bron: RendementOnline / Handelzeker)